شما هر روز ۲۴ ساعت زمان در اختیار دارید اما آیا میتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید؟ اگر قصد دارید در زندگی کاری و شخصی خود موفق شوید و روزهای تاریک را پشت سر بگذارید اولین گام در مسیر موفقیت مدیریت صحیح زمان است.خانم مل رابینز برای مدت طولانی کار می‌کرد. او هرگز زمانی برای استراحت نداشت. او زندگی سختی را از سر گذرانده اما اکنون در کنار کار اصلی‌اش که مجری‌گری در شبکه‌ی CNN است به عنوان سخنران انگیزشی و همچنین نویسنده شناخته می‌شود و کتاب «قانون ۵ ثانیه» بهترین اثر اوست که بازخوردهای خوبی در دنیا داشته است. مل رابینز درباره مدیریت زمان، به شما در این کتاب پرفروش توصیه می‌کند:
هرگاه خواستید کاری را انجام دهید، از یک تا پنج بشمارید و بعد سریع دست به کار شوید تا آن کار را انجام دهید!
به‌عنوان کسی که ساعت‌های طولانی کار می‌کند، هنگامی‌که محل کارم را ترک می‌کنم از کارهایی که در طول روز انجام داده‌ام، متعجب می‌شوم. بدون اینکه خسته شوم و از انرژی‌ام کاسته شود، بیشتر کار می‌کنم. هنگام خروج از اداره، بیشتر روی کارهایم متمرکز می‌شوم و سعی می‌کنم مدیریت زمان و پیشرفت‌های بسیاری داشته باشم. زمان ترک اداره بین ۱۲ ساعت کار غیرفعال یا ۸ ساعت کار بدون حواس‌پرتی متغیر است.
اگر در مورد مدیریت حواس‌پرتی جدی باشید و آن‌را از بین ببرید، بهره‌وری خود را افزایش‌خواهید داد
اگر خاتمه دادن به کار در ساعت ۵ بعدازظهر شما را عصبی می‌کند، این روش را تنها برای یک روز امتحان کنید. قبل از رفتن به سرکار، نیم ساعت زودتر از زمانی که همیشه بیدار می‌شوید، برخیزید و روز خود را برنامه‌ریزی کنید. هنگامی‌که به اداره می‌رسید، زمان اتمام کار را گوشه‌ای بنویسید و قبل از چک کردن ایمیل‌های‌تان پروژه ۱ خود را شروع کنید. تلفن خود را در حالت سکوت قرار دهید و اعلان‌های رایانه خود را خاموش کنید. اگر احساس خستگی کردید بلند شوید و ۵ دقیقه پیاده‌روی کنید. تا ساعت ۵ بعدازظهر، شما به احتمال زیاد مقدار زیادی از کارهای خود را انجام داده‌اید.
اگر برای یک روز این روش را امتحان کنید متوجه خواهید شد که زمان اضافی برای شارژ مجدد در شب، باعث می‌شود برای روز بعد فعال‌تر باشید. در یادداشتی مرتبط آورده شده، هنر مدیریت حواس‌پرتی یکی از بزرگ‌ترین قدرت‌های قرن ۲۱ است. اگر بتوانید اعلان‌ها را خاموش‌کنید، در نیمی از زمان، به میزان دو برابر کار کرده‌اید و باعث می‌شود شب خوبی را با خانواده و عزیزان‌تان بگذرانید.
برخی افراد تفکرات ترسناکی دارند مبنی بر اینکه اگر آنها تمام موارد فوق را انجام ندهند (آخرین کسی باشند که اداره را ترک می‌کند، در آخر هفته به ایمیل‌ها پاسخ ندهند و غیره) شخصی هست که جای آنها را تصرف کند و از این بابت شاد باشد. شما به این افراد چه میگویید؟
کلمه کلیدی مطرح شده در اینجا «ارزش» است. تفاوت عمده‌ای بین خودنمایی در محل کار و ارائه ارزش واقعی وجود دارد. اگر زندگی رئیس خود را آسان‌تر کنید و اهداف استراتژیک رئیس خود را پیش ببرید، مقدار قابل توجهی ارزش را ارائه می‌دهید و رئیس شما در پی عزل شما نخواهد بود، حتی اگر مرزهای مشخصی را در اطراف خود قرار دهید. راز ارزش‌گذاری در این است که هر روز یک سؤال را از خودتان بپرسید.
از خودتان بپرسید: با ارزش‌ترین کاری که امروز می‌توانم انجام دهم چیست؟
هنگامی‌که انتخاب می‌کنید روی کدام پروژه کار کنید، باید همواره تلاش کنید میزان کار و اولویت‌های خود را با اهداف رئیس خود هم‌تراز کنید. با اینکه ممکن است برای شما کار روی پروژه‌هایی که خیلی مهم نیستند جالب باشد، هنگامی‌که شما به یک مشارکت کننده استراتژیک فعال تبدیل می‌شوید، یک دارایی ارزشمند برای گروه خود خواهید بود. این سؤال همچنین به شما فرمولی می‌دهد که چگونه به افرادی که در محل کار از شما تقاضایی دارند پاسخ دهید.
بسیاری از ما، به‌ویژه خانم‌ها، خواهان این هستیم که در زندگی، همه را خوشحال کنیم و همان‌طور که نمی‌توانیم به یکی از دوستان یا اعضای خانواده خود نه بگوییم، نه گفتن به همکار یا رئیس نیز آسان نیست. در کار، باید اولویت‌ها را روشن کنید و سپس، هنگامی‌که شخصی از شما تقاضایی دارد که شما زمانی برای انجام آن ندارید یا پروژه‌های مهم‌تری برای انجام دادن دارید، چگونه و بدون احساس گناه «نه» بگویید، نکات زیر به خوبی شما را برای این مورد راهنمایی می‌کنند:
نخست: بدانید که «نه» را به شخص خاصی نمی‌گویید. شما آن‌را به کار میگویید. همچنین باید برای اولویت‌بندی زمان خود «بله» بگویید. اگر یک همکار از شما تقاضایی دارد، درخواستش را بپذیرید، توضیح دهید که چرا به خاطر پروژه‌های دیگر خود وقت ندارید.
دوم: اگر رئیس شما کسی است که از شما تقاضایی دارد، از آن به عنوان یک زمان استراتژیک استفاده کنید. به تقاضا گوش کنید و سپس بگویید که هدف شما کمک به او با اولویت‌های استراتژیک است و از او بپرسید مهم‌ترین موضوعی که روی آن تمرکز دارد چیست، پروژه جدید یا کار فعلی شما.
به یاد داشته باشید: اگر وقت خود را اولویت‌بندی نکنید، مدیریت زمان نداشته باشید و نتوانید نه بگویید، شخص دیگری اولویت‌های شما را تعیین خواهد کرد که در این امر کلید موفقیت در کار نیست. تنها نباید به پروژه‌هایی که با اهداف استراتژیک شما سازگار نیستند «نه بگویید». همچنین مهم است که به همیشه در دسترس بودن «نه» بگویید.
اگر از خودتان مراقبت نکنید، هرگز نمی‌توانید والاترین شخصیت خود را نشان دهید. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از نیمی از کارمندان با فشار «همیشه در دسترس بودن» مواجه‌اند. تنها در ایالات‌متحده، ۲۰۰ میلیون روز به دلیل مشکلات سلامت روانی از دست رفته است که هزینه‌ای بیش از ۱۰۰ میلیارد دلار را شامل می‌شود.
اگر از خودتان مراقبت نکنید، هرگز نمی‌توانید والاترین شخصیت خود را نشان دهید.
محققان معتقدند که یکی از دلایلی که زنان هم‌تراز با مردان ترقی نمی‌کنند، فرسودگی شغلی است. زنان در خانه و محل کار با انتظارات زیادی مواجه می‌شوند. (به ویژه اینکه باید همیشه حتی پس از ساعت‌های کاری «در دسترس» باشند). همیشه در دسترس بودن غیرممکن است. کارهای‌تان را از قبیل زمان خواب، بیرون رفتن، ورزش و وقت گذراندن با دوستان‌تان، اولویت‌بندی کنید.
